{"id":11026,"date":"2022-03-25T08:48:42","date_gmt":"2022-03-25T07:48:42","guid":{"rendered":"https:\/\/perfact-group.com\/project-inkoopmanagement-plannen-uitvoeren-en-controleren-2\/"},"modified":"2023-09-15T14:03:45","modified_gmt":"2023-09-15T12:03:45","slug":"project-inkoopmanagement-plannen-uitvoeren-en-controleren-2","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/perfact-group.com\/de\/project-inkoopmanagement-plannen-uitvoeren-en-controleren-2\/","title":{"rendered":"Projektbeschaffungsmanagement: Planung, Durchf\u00fchrung und Kontrolle"},"content":{"rendered":"

Projektbeschaffungsmanagement (Procurement); wenn Sie danach googeln, finden Sie eine Reihe von Schulungen. Das allein zeigt schon, dass es sich um einen speziellen Teil des Projektmanagements handelt. Vielleicht ist dies einer der wichtigsten Teile. Denn Sie sind bereits 1:0 im R\u00fcckstand, wenn die Lieferungen nicht rechtzeitig zur Durchf\u00fchrung des Projekts eintreffen.<\/strong><\/p>\n

Innerhalb von Perfact gibt es mehrere Kollegen, die sich auf das Einkaufsmanagement von Materialien f\u00fcr komplexe Projekte in der Industrie konzentrieren, insbesondere f\u00fcr sogenannte Turnarounds<\/a> oder Wartungsstopps. Die Vorbereitung eines Turnarounds ist oft langwierig, aber wenn er beginnt, m\u00fcssen die Materialien auch vor Ort sein, damit der „Stillstand“ der betreffenden Fabrik nicht unn\u00f6tig lange dauert. Darin liegt die Herausforderung, vor allem in der heutigen Zeit, in der Materialien immer schwieriger zu bekommen sind.<\/p>\n

\u00dcberwachung der Prozesse<\/strong><\/h2>\n

Das Beschaffungsmanagement befasst sich weitgehend mit den Schl\u00fcsselprozessen, die der Eink\u00e4ufer im Rahmen des Projekts befolgen muss.<\/p>\n

    \n
  1. Planung<\/li>\n
  2. Ausf\u00fchren<\/li>\n
  3. Siehe<\/li>\n<\/ol>\n

    Die Planung erfolgt in verschiedenen Formen. In diesem Teil des Projektmanagementplans werden jedoch auch die Verfahren zur Einholung von Angeboten und die Entscheidungskriterien festgelegt. Potenzielle und bevorzugte Lieferanten werden ebenfalls definiert.<\/p>\n

    „Bei dem Kunden, f\u00fcr den wir arbeiten, wurden innerhalb des Beschaffungswesens zwei Arten von Funktionen geschaffen: ein Materialkoordinator und ein operativer Eink\u00e4ufer. Wir arbeiten eng zusammen, und der Input, den ich liefere, ist die Grundlage f\u00fcr die Eink\u00e4ufe meiner Kollegen“, sagt Richard Waterval, Materialkoordinator bei Perfact. „Gemeinsam mit den Planern und Maschinenbauern machen wir eine Bestandsaufnahme der Materialien, die f\u00fcr die Durchf\u00fchrung des Projekts ben\u00f6tigt werden. Anschlie\u00dfend untersuche und bewerte ich diese Bed\u00fcrfnisse und pr\u00fcfe, auf welche Weise sie erf\u00fcllt werden sollten. Dazu geh\u00f6ren die \u00dcberpr\u00fcfung des Lagerbestands, die laufende Revision, Lieferungen von Dritten oder Neuanschaffungen. Wir versuchen immer, den Neukauf so gut wie m\u00f6glich zu b\u00fcndeln“, so Richard weiter.<\/p>\n

    Nach einer Bestandsaufnahme der zu beschaffenden Waren werden die Anforderungen in das System eingelesen. Jeder Gegenstand wird mit einer bestimmten Nummer versehen, so dass er zu einem sp\u00e4teren Zeitpunkt leicht wiedergefunden werden kann. Von diesem Moment an kann sich der operative Einkaufsbeauftragte an die Arbeit machen.<\/p>\n

    Kontrolle ist der Schl\u00fcssel<\/strong><\/h2>\n

    „Als operativer Eink\u00e4ufer beginne ich mit der Umwandlung des Bedarfs, bevor ich die Bestellung mache. Ich pr\u00fcfe, ob es sich um Vertragsprodukte handelt, fordere Angebote an, \u00fcberpr\u00fcfe Lieferzeiten, vergleiche Preise und Lieferbedingungen. All dies zusammen ergibt letztendlich den richtigen Lieferanten“, sagt Petra Wehrens, Operational Purchasing Manager bei Perfact. F\u00fcr einen Turnaround ist es sehr wichtig, dass die Materialien p\u00fcnktlich eintreffen. Bei Artikeln mit langer Lieferzeit ist eine rechtzeitige Bestellung dieser Artikel sehr wichtig. Wir sind besonders wachsam“, so Petra weiter.<\/p>\n

    Die Lieferfrist ist der rote Faden im Beschaffungsmanagement. Deshalb ist es wichtig, die Auftr\u00e4ge weiterhin zu \u00fcberwachen. Sind die Auftr\u00e4ge best\u00e4tigt? Werden sie p\u00fcnktlich im Lager ankommen? „Sobald die Artikel im Lager ankommen, werden sie auch kontrolliert, da sie bestimmten Vorschriften entsprechen m\u00fcssen. Wenn ein Artikel abgelehnt wird, geht er zur\u00fcck an den Materialkoordinator, in diesem Fall Richard. Er beurteilt dann gemeinsam mit dem Maschinenbauingenieur oder Planer, ob das Material noch verwendet werden kann oder ob ein neues angeschafft werden muss“, so Petra weiter.<\/p>\n

    Es ist wichtig, anhand eines bestimmten Berichts den \u00dcberblick dar\u00fcber zu behalten, welche Materialien vorhanden sind, so dass man einen guten \u00dcberblick \u00fcber den Fortschritt und das Vorhandene hat. „Je mehr sich ein Turnaround n\u00e4hert, desto weniger Artikel d\u00fcrfen noch reinkommen. Alles muss zu Beginn des Projekts vorhanden sein, sonst verz\u00f6gert sich das Projekt unn\u00f6tig“, sagt Petra. „Diese Kontrolle ist nach wie vor enorm wichtig, ebenso wie das rechtzeitige Eskalieren wenn die Gefahr des Scheiterns besteht, so dass wir uns m\u00f6gliche Alternativen ansehen k\u00f6nnen.“<\/p>\n

    Genau wie beim Spitzensport<\/strong><\/h2>\n

    Es ist ein langer Anlauf f\u00fcr einen Turnaround, vergleichbar mit dem Training f\u00fcr die Olympischen Spiele. „Die erste Woche eines Turnarounds ist oft aufregend: In dieser Woche werden die Teile einer Fabrik demontiert, wobei sich oft herausstellt, welche Teile nicht mehr den Anforderungen entsprechen und daher ersetzt werden m\u00fcssen. Die Erfahrung erlaubt es, dies bis zu einem gewissen Grad zu ber\u00fccksichtigen, aber auch aufgrund des Budgets kann nicht alles ber\u00fccksichtigt werden. Es kann also vorkommen, dass die richtigen Materialien nicht verf\u00fcgbar sind“, sagt Richard. „Zum Gl\u00fcck klappt das oft gut, auch weil das gesamte Team, das f\u00fcr den Beschaffungsprozess wichtig ist, zum Zeitpunkt des Turnarounds anwesend ist, so dass schnell etwas bewegt werden kann“, sagt Petra.<\/p>\n

    Ein Turnaround ist erst dann abgeschlossen, wenn er den Status ‚Mechanisch abgeschlossen‘ erh\u00e4lt und an die operative Abteilung zur\u00fcckgegeben wird. F\u00fcr einen Materialkoordinator und Operativen Eink\u00e4ufer ist das noch nicht alles. Die verbleibenden Materialien m\u00fcssen wegger\u00e4umt und sortiert werden, ein Teil kann ins Lager gehen, ein Teil muss zur\u00fcckgebracht werden. Der operative Einkaufsbeauftragte kontrolliert, dass keine Lieferungen oder Inspektionen ausstehen und dass alle Rechnungen bezahlt und beglichen sind. Erst wenn diese T\u00e4tigkeiten abgeschlossen sind, endet das Projekt der Beschaffungsabteilung und das n\u00e4chste Projekt beginnt.<\/p>\n

    „Das Tolle an der Arbeit in Projekten und insbesondere bei Turnarounds ist, dass man einen langen Vorbereitungsprozess hat, aber wenn das Projekt dann stattfindet, muss man wirklich dabei sein und alles muss stimmen. Nur dann kann man gemeinsam nach Gold suchen“, sagt Richard. „Es ist manchmal hektisch, aber wenn alles so l\u00e4uft, wie man es sich vorgenommen hat, gibt das einen richtigen Kick“, fasst Petra zusammen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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