PreZero stand vor der Herausforderung, das bestehende Instandhaltungssystem auslaufen zu lassen und auf SAP umzustellen. Das alte System bot nicht mehr die richtige Unterstützung, sodass eine Veränderung notwendig wurde. Nach einer Vorbereitungsphase startete im April die Zusammenarbeit mit Perfact. Ziel war es: SAP PM vollständig für Maintenance und andere unterstützende Prozesse am Standort Roosendaal zu implementieren.
Struktur und Transparenz schaffen
Das Projektteam von Perfact bestand aus Wim Vermeire, Lean Black Belt Spezialist mit einer Leidenschaft für Daten und in dieser Konstellation Projektleiter, zusammen mit seinen Kollegen Ian Boesten, Lean Consultant, und Jasper Sengers, Datenspezialist und Maintenance Engineer. In enger Zusammenarbeit mit dem Projektteam von PreZero wurde ein strukturierter Plan aufgestellt. Dazu gehörten ein klarer Zeitplan, vorbereitende Tests und Schulungen sowie eine Bestandsaufnahme dessen, was bereits vorhanden war und was noch fehlte. Dies mündete in einem konkreten Maßnahmenplan, der die Richtung für alle nächsten Schritte vorgab.
Ein wichtiger Bestandteil war der Gemba Walk. „Mit einem Gemba Walk gehst du buchstäblich in die Werkshalle, um zu erfassen, wie die Mitarbeiter ihre Arbeit ausführen und welche Daten dabei verwendet werden. Dadurch erhältst du einen guten Einblick, welche Daten wichtig sind und wie gearbeitet wird. Das hat uns Klarheit verschafft, was notwendig war, um das SAP-System richtig einzurichten“, erklärt Wim. Zudem brachte es nicht nur Erkenntnisse über die Qualität der bestehenden Daten, sondern auch über vorhandene Lücken und Verbesserungsmöglichkeiten. „Außerdem war es sofort eine Chance, Prozesse nicht einfach zu übertragen, sondern sie direkt schlanker und intelligenter zu gestalten“, ergänzt Wim.
Die Ergebnisse wurden mit der IT-Abteilung besprochen, die die Implementierung Schritt für Schritt umsetzte. Wichtiges Prinzip: Die Mitarbeiter von PreZero durften nicht mit zusätzlicher Arbeit oder Störungen belastet werden. Jeder sollte seine täglichen Aufgaben wie gewohnt fortführen können.
Daten bereinigen und Mitarbeiter schulen
Ein entscheidender Schritt war die Datenmigration. Gemeinsam mit Wim Vermeire übernahm Jasper Sengers die Leitung bei der Datenbereinigung. „Durch die Anwendung einer Standardisierung und die Bereinigung der Daten haben wir die Datenqualität auf ein höheres Niveau gebracht“, so Jasper.
Parallel dazu entwickelte Ian Boesten einen UAT (User Acceptance Test) und ein Trainingsprogramm. Mit Dokumentationen und einer Trainingsbibliothek wurden die Mitarbeiter schrittweise mit SAP vertraut gemacht. Das erleichterte den Übergang und schuf gleichzeitig eine Grundlage für die zukünftige Nutzung.
Gemeinsam stark durch Flexibilität
Die Zusammenarbeit verlief reibungslos und war geprägt von Flexibilität. Obwohl keine fertigen Drehbücher oder Vorlagen verfügbar waren, konnte vieles aus Erfahrung aufgebaut werden. Wim Vermeire übernahm eine Schlüsselrolle in der Datenqualität und im operativen Bereich, während Ian das UAT und das Trainingsprogramm weiterentwickelte.
Laut Frank Gierman, SAP-Spezialist bei PreZero, war diese Teamarbeit entscheidend: „Es war nicht immer einfach, aber wir haben immer eine Lösung gefunden. Die Flexibilität des Teams, die Bereitschaft, noch einen Schritt weiter zu gehen, und die direkte Kommunikation sorgten dafür, dass wir innerhalb der vorgegebenen Zeit live gehen konnten.“
Von Go-Live in die Zukunft
Ende August wurde das Projekt offiziell abgeschlossen. Der ursprüngliche Umfang – die erfolgreiche Datenübertragung, die Einrichtung neuer Arbeitsprozesse und die Schulung der Anwender – wurde im geplanten Zeitrahmen erreicht. Damit gibt es nun eine solide Basis, um SAP weiter auszubauen.
„Eine dieser Entwicklungen ist die Anbindung des Beschaffungsmoduls. Dies ist ein bedeutender Effizienzschritt, den wir noch gehen werden. Die Ausarbeitung der Anforderungen läuft bereits auf Hochtouren“, ergänzt Frank. Die Basis steht gut, und der Übergang ist reibungslos verlaufen. Mit diesem Projekt ist mehr Struktur entstanden – und ein zukunftssicheres Datenmanagement.
