Jedes Betrieb generiert Daten, sei es absichtlich oder unbeabsichtigt. Diese beinhalten Informationen über Kunden, Produkte, Materialien sowie auch Mitarbeiter. Eine kluge Nutzung dieser Daten kann wertvolle Erkenntnisse und erhebliche finanzielle Vorteile erzielen. Tatsächlich ist das Management von Stammdaten unverzichtbar für alle, die ihre Prozesse effektiv gestalten möchten.
Ein beträchtlicher Anteil der uns bekannten Organisationen, mit denen wir in Kontakt stehen, hat bisher noch keinen Kontakt mit dem Management von Stammdaten gehabt. Dies geschieht oft aufgrund hoher Investitionsanforderungen oder weil Probleme nicht sofort erkennbar sind. Dies ist bedauerlich, da das Management von Stammdaten einer Organisation erheblichen Nutzen bringen kann. Denken Sie beispielsweise an Daten, die doppelt in verschiedenen Systemen gespeichert sind oder an inkompatible Dateiformate, die nicht miteinander kommunizieren können. Durch eine Straffung dieser Art von Daten können Fehler vermieden werden, unnötige Aufgaben und Aufträge vermieden werden und der Umsatzverlust verhindert werden. Nur weil es nicht sofort sichtbar ist, bedeutet es nicht, dass es nicht auftritt.
Floris macht den Unterschied
Das Management von Stammdaten bietet zahlreiche Erkenntnisse, erfordert jedoch eine angemessene Wertschätzung; Entscheidungen sind hierbei unerlässlich. Unser Berater Floris Douven ist sich dessen nur allzu bewusst, dass ein solcher Prozess nicht über Nacht abgeschlossen werden kann. Vor fünf Jahren trat er als Projektoffizier bei einem Kunden in der Petrochemie bei der Perfact Group ein und kombinierte sein BWL-Studium mit einem Projekt zur Verantwortung für Stammdaten. Dieses Projekt ging aus einem zuvor von der Perfact Group durchgeführten Projekt hervor, bei dem das betreffende Unternehmen auf ein neues SAP-System migriert wurde.
Floris und seine Kollegen hatten die Verantwortung, alle Artikelnummern zu analysieren (insgesamt 56.000), um sicherzustellen, dass sie den geltenden Richtlinien entsprechen. Neben der Bestandsaufnahme mussten die Daten teilweise angepasst werden, damit sie von der Arbeitsvorbereitung verwendet werden konnten. Floris war für das Anlegen neuer Artikelnummern in SAP, die Bestandskontrolle sowie die ordnungsgemäße Buchung aller anfallenden Materialkosten auf die richtigen Kostenpositionen zuständig.
Die Erledigung dieses wichtigen ersten Schritts dauerte insgesamt zwei Jahre und erwies sich für unseren Kunden als äußerst vorteilhaft. Die vollständige Datenbank ermöglicht es den Mitarbeitern, sämtliche Details zu (Einkaufs-)Materialien im Unternehmen auf einen Blick zu sehen. Somit wird vermieden, dass Materialien unauffindbar sind und unnötigerweise erneut bestellt werden müssen oder dass ungenutztes Kapital wertvollen Lagerplatz belegt. Eine äußerst wertvolle Verbesserung.
Questionnaire
Dank seines erworbenen Fachwissens hat Floris bei diesem Kunden eine Position als Datenanalytiker erreicht und unterstützt nun die Ingenieure bei der Ausführung ihrer Aufgaben. In dieser Rolle übernimmt Floris verschiedene Aufgaben, darunter Bestell- und Ausschussvorgänge, das Verfassen von Berichten und die Erstellung von Analysen. Er fungiert als Single Point of Contact (SPOC) für Kollegen, die Fragen zur Datenmanagementsoftware und den damit verwalteten Materialien haben.
„Das Wichtigste für mich ist, dass die Kollegen durch die Nutzung dieser Datenbank ihre Arbeit besser erledigen können“, erklärt Floris. Durch die Kombination verschiedener Daten kann er spezifische Schmerzpunkte in den Prozessen erkennen und identifizieren. Außerdem stehen ihm Kollegen mit Fragen jederzeit zur Verfügung. „Kürzlich wurde ein Teil der Wartung in einem der Werke an ein anderes Unternehmen übertragen. Mit meinem Wissen und meiner Erfahrung konnte ich eine Analyse über die Menge der Materialien und den damit verbundenen aktuellen Bestand erstellen. Dadurch konnte ich meinen Kollegen tagelange Recherchearbeiten ersparen und die Arbeit innerhalb weniger Stunden erledigen.“
Meister in Data
Stammdatenmanagement ist keine Nebenaufgabe, sondern oft Teil einer größeren digitalen Transformation. Deshalb ist es sinnvoll, einen „Datenmeister“ in Form eines Spezialisten oder Beraters zu ernennen, der wie Floris bei unserem Kunden, seine volle Aufmerksamkeit und Zeit auf eine solche Transformation richten kann.
Bei Perfact betrachten wir stets Wissen, Menschen und Technologie. Im Zusammenhang mit Wissen und Technologie sind Kenntnisse über spezifische Software und Systeme selbstverständlich, ebenso wie Prozess- und Projektkenntnisse, die für den Erfolg der digitalen Transformation von Bedeutung sind. Der Faktor „Mensch“ darf jedoch nicht vernachlässigt werden. Für unsere Kunden geht es nicht nur darum, von A nach B zu kommen, sondern auch um ihre Bedürfnisse und wie wir diese berücksichtigen können.
Obwohl eine höhere Effizienz und ein höherer Umsatz das Hauptziel sind, ist auch die Schaffung einer angenehmen und arbeitsfähigen Situation, die alle Beteiligten glücklich macht, ein großer Gewinn.
Den Unterschied machen
Wie bereits erwähnt, steht das Stammdatenmanagement nicht bei allen Unternehmen ganz oben auf der Tagesordnung. Vielleicht aus Mangel an Bedarf, Zeit oder Kapazität. Sind Sie neugierig darauf, was Ihr Unternehmen aus Daten gewinnen kann und was dafür erforderlich ist? Wir freuen uns auf ein informelles Gespräch mit Ihnen. Gemeinsam können wir etwas bewirken!
