Scope Management, oder besser gesagt das Fehlen davon, ist einer der Hauptgründe, warum Projekte nicht wie geplant verlaufen. Die korrekte Definition, was zu einem Projekt gehört und was nicht, ist für ein gutes Projektmanagement absolut notwendig. Es stellt sicher, dass es keine Unklarheiten gibt, ein Projekt nach Plan und Budget abläuft und die Qualität eines Projekts gewährleistet ist.
Scope Creep tritt in Projekten jedoch häufiger auf, als es den Projektleitern lieb ist. Dieser unkontrollierte Umfangszuwachs verursacht unvorhergesehene Störungen in der Vorbereitung und Durchführung des Projekts. Als Projektleiter ist es von äußerster Wichtigkeit, das Wachstum des Umfangs unter Kontrolle und vor allem über dem Radar zu halten.
Kritischer Erfolgsfaktor
Project Scope Management ist der zweite der zehn wichtigsten Wissensbereiche im PMBOK (Project Management Book of Knowledge). Sie gilt als kritischer Erfolgsfaktor für Projektleiter und ihre Projekte. Es umfasst die Prozesse, die sicherstellen, dass nur die erforderlichen Arbeiten in den Projektumfang aufgenommen werden.
„Für Perfact beginnt das Scope Management mit der Definition der Kriterien oder Arbeiten, die zu einem Projekt gehören und welche Stakeholder diese Kriterien genehmigen müssen“, sagt Pascal van Bun, Projektmanager bei Perfact. „Als nächstes sammeln wir die Anfragen für das Projekt und versorgen sie mit detaillierten Informationen, um eine gute Einschätzung vornehmen zu können und zu prüfen, ob eine Anfrage den vorgegebenen Kriterien für das Projekt entspricht oder nicht“, fährt Pascal fort.
Jeder Antrag wird individuell bewertet und gegebenenfalls werden zusätzliche Informationen angefordert, wie z. B. eine begründete Schätzung oder technische Informationen. „Um die Anwendungen so objektiv wie möglich zu beurteilen, verwenden wir die sehr nützliche Risikobewertungsmatrix als Hilfsmittel. Anschließend hilft der Gatekeeping-Prozess, bei dem die vorgegebenen Kriterien durchlaufen werden, einen möglichst klaren und eindeutigen Projektumfang zu erstellen“, sagt Pascal.
Ändern des Umfangs
Wenn der Gatekeeping-Prozess abgeschlossen ist, wird der Umfang in der nächsten Stufe eingefroren. Das Team kann dann mit der detaillierten Ausarbeitung des Projektumfangs beginnen und ihn für die Umsetzung bereit machen.
„Dennoch kann es in der dynamischen Welt, in der wir leben, der Fall sein, dass Änderungen des Anwendungsbereichs notwendig sind. Vorzugsweise halten Sie diese auf ein Minimum, um den Vorbereitungsprozess des Projekts nicht zu sehr zu stören, aber manchmal kommt man nicht um sie herum. Dennoch sollte jede Änderung des Umfangs nach einem vorgegebenen Änderungsverfahren gut begründet sein“, sagt Pascal.
Innerhalb von Perfact verfügen wir über umfangreiche Erfahrungen beim Durchlaufen dieser ‚Scope-Management-Schritte‘ und stellen sicher, dass der Projektumfang während der Vorbereitung und Durchführung eines Projekts optimal und mit einem Minimum an Unterbrechungen verwaltet wird.
„Perfact ist vielleicht nicht einzigartig im Management des Projektumfangs, aber als Allround-Beratungsunternehmen bringen wir dank der Experten und Spezialisten, die für uns arbeiten, zusätzliches Fachwissen und Erfahrung mit. Darüber hinaus beschränken wir uns nicht nur auf den Projektumfang, sondern beraten auch inhaltlich, coachen das Projektteam, damit es gut zusammenarbeitet, und hinterfragen es, wo es nötig ist: Sind die Ziele richtig, ist die aktuelle Situation ausreichend bewertet, gibt es Alternativen? Auf diese Weise suchen wir immer nach der Frage hinter der Frage und stellen sicher, dass Projekte mit einer hohen Qualität geliefert werden und erfolgreich sind“, sagt Coppe Sturmans, Managing Director Perfact.
