Elk bedrijf genereert data, bewust of onbewust. Over klanten, producten, materialen maar ook medewerkers. Ga je daar slim mee om, dan weet je dat het waardevolle inzichten en een groot financieel voordeel kan opleveren. Sterker nog, master data management is essentieel voor wie zijn processen op een efficiënte manier wil inrichten.
Een groot deel van de organisaties die we kennen en die we spreken, doet nog niets met master data management. Vaak omdat het een grote investering betreft, of omdat de pijnpunten niet meteen voelbaar zijn. Dat is jammer, want Master Data Management kan veel opleveren voor een organisatie. Denk bijvoorbeeld maar eens aan data die dubbel wordt opgeslagen in verschillende systemen, of bestandtypen die niet met elkaar kunnen communiceren; door dit soort data te stroomlijnen voorkom je dat er fouten worden gemaakt, onnodige taken en bestellingen worden uitgevoerd of omzet wordt misgelopen. Dat het niet meteen zichtbaar is betekent namelijk niet dat het niet gebeurt.
Floris maakt het verschil
Master Data Management geeft veel inzicht, maar dient niet onderschat te worden, keuzes hierbij zijn onontbeerlijk. Dat zo’n traject niet over één nacht ijs gaat, weet onze consultant Floris Douven maar al te goed. Vijf jaar geleden startte hij via Perfact Group als Projectmedewerker bij een opdrachtgever in de petrochemische sector en combineerde zijn studie Business Studies met een project, waarbij hij verantwoordelijk was voor de master data. Dat project is ontstaan uit een eerder uitgevoerd project van Perfact Group, waarbij de betreffende organisatie migreerde naar een nieuw SAP-systeem.
Aan Floris en collega’s de taak om alle artikelnummers (56.000, hij heeft ze geteld) te analyseren en controleren op basis van de richtlijnen. Naast deze inventarisatie moest de data ook deels aangepast worden zodat werkvoorbereiding ermee aan de slag kon. Floris zorgde voor het aanmaken van nieuwe artikelnummers in SAP, de voorraadsturing en dat alle gemaakte kosten voor deze materialen voortaan naar de juiste kostenposten worden geschreven.
Deze belangrijke eerste stap in het proces heeft in totaal twee jaar geduurd en heeft onze opdrachtgever een hoop opgeleverd. Deze volledige database geeft de werknemers de mogelijkheid alle details over (inkoop)materialen binnen het bedrijf in één oogopslag in te zien. Daarmee wordt voorkomen dat er materialen onvindbaar zijn en onnodig opnieuw besteld dienen te worden, of dat ongebruikt kapitaal waardevolle vloeroppervlakte bezet houdt. Een waardevolle verbeterslag.
Vraagbaak
Met de kennis die Floris heeft opgedaan is hij doorgegroeid naar de functie van data analist bij deze opdrachtgever, en ondersteunt hij de engineers inmiddels volop bij het uitvoeren van hun taken. In deze functie is Floris verantwoordelijk voor onder andere bestelprocessen, afkeurprocessen, het schrijven van reports en opstellen van analyses. Hij is de Single Point of Contact (SPOC) geworden voor collega’s die vragen hebben over de data management software en de materialen die met deze software beheerd worden.
“Met behulp van deze database merk ik dat collega’s beter hun werk kunnen doen. Dat is voor mij het belangrijkste”, zegt Floris. Door verschillende stukjes data met elkaar te combineren, kan hij zelf bepaalde pijnpunten binnen de processen uitfilteren en signaleren. Maar collega’s kunnen natuurlijk ook gewoon met eigen vragen naar hem toe komen. “Laatst werd er een deel van het onderhoud aan een van de fabrieken overgedragen aan een andere firma. Met mijn kennis en expertise heb ik een analyse opgesteld over de hoeveelheid materialen en de huidige voorraad die daaraan is gekoppeld. Dat scheelt voor mijn collega’s dagen aan uitzoekwerk, terwijl het mij op deze manier maar een paar uurtjes werk kost.”
Master in data
Master Data Management is niet iets dat je er zomaar even bij doet. Het is vaak onderdeel van een groter geheel en maakt bovendien deel uit van een digitale transformatie. Daarom is het goed om een ‘data master’ aan te wijzen in de vorm van een specialist of consultant, die net als Floris bij onze opdrachtgever al zijn focus en tijd kan richten op een dergelijke transformatie.
Bij Perfact kijken we altijd naar Kennis, Mens en Techniek. In het kader van Kennis en Techniek zijn kennis van specifieke software en systemen uiteraard vanzelfsprekend, alsook de proces- en projectmatige skills die nodig zijn om de digitale transformatie tot een succes te brengen. Maar het stukje ‘Mens’ mag zeker niet vergeten worden. Het gaat er bij onze opdrachtgevers niet alleen om dat we van A naar B komen, we kijken ook naar de behoefte die ze hebben en hoe we daarop kunnen inspelen. Hogere efficiëntie en omzet mogen dan het voornaamste doel zijn – een prettige en werkbare situatie creëren waar iedereen gelukkig van wordt is uiteraard ook een grote winst.
Make the difference
Zoals hierboven genoemd staat Master Data Management niet bij iedereen hoog op de agenda. Wellicht door gebrek aan noodzaak, tijd of capaciteit. Ben je benieuwd wat er bij jouw organisatie te halen valt op gebied van data en wat daarvoor nodig is? We gaan graag vrijblijvend met je in gesprek. Samen maken we het verschil!
