Boels, eines der größten Vermietungsunternehmen in Europa, holt bei der Digitalisierung auf und arbeitet hinter den Kulissen mit Hochdruck an einer neuen digitalen Infrastruktur. Grundlage dieser digitalen Transformation ist die Einführung eines neuen Product Information Management (PIM)-Systems.
Ein Verwaltungssystem, in dem alle Produktdaten gespeichert werden und das dann für externe Quellen, wie z.B. einen Webshop oder ein Kundenportal, zugänglich gemacht werden kann. Diese Daten müssen korrekt sein, um die richtigen Informationen über die Produkte und Maschinen von Boels anzeigen zu können, aber auch um sicherzustellen, dass sie durch Such- und Findefunktionen leicht gefunden werden können. Auf diese Weise kann ein Kunde sicher sein, die richtige Maschine zu finden, wenn er etwas von Boels mieten möchte.
Für Boels war es wichtig, nicht einfach alle alten Daten in das neue System zu übertragen, sondern zunächst die Qualität dieser Daten zu verbessern. Ein Teil, bei dem Perfact mit seiner Erfahrung und seinem Wissen über Stammdatenmanagement Boels professionell unterstützt und angeleitet hat, diese Qualitätsänderung vorzunehmen.
Neues Layout
„Mit der Einführung eines neuen PIM-Systems hatten wir die Möglichkeit, uns genau zu überlegen, wie wir in der neuen Situation Informationen speichern möchten. Dies führte zu einer neuen Struktur, mit der Folge, dass die bereits vorhandenen Informationen über unsere Produkte neu geschrieben werden mussten, damit sie in die neue Art der Registrierung passen“, sagt Jochen Bams, Product Owner Digital Solutions bei Boels.
„Von Boels aus arbeiteten wir daran, die gewünschten Informationsfelder zusammenzustellen und Vorlagen für das Managementsystem zu erstellen. Parallel dazu haben wir begonnen, die Daten zu migrieren. Wir haben eine Vielzahl von Daten von mehreren Produktmanagern erhalten, die für unterschiedliche Bereiche und damit unterschiedliche Standards verantwortlich sind. Durch den Einsatz intelligenter Anwendungen bereinigten wir zunächst diese Datenmenge, was zu bestimmten Erkenntnissen führte, die wir mit dem Boels-Team teilten“, sagt Bob Rajh, Projektmanager bei Perfact.
Qualitätskontrolle
„Durch diese systematische Herangehensweise an die Datenmigration behielten wir während des Prozesses eine Helikopterperspektive und bekamen eine gute Vorstellung davon, welche Daten fehlten oder dupliziert waren. Ein Beispiel dafür ist, dass identische Spezifikationen für Maschinen unterschiedlich benannt wurden und daher doppelt in der Datenbank auftauchten. Oder dass bestimmte Angaben in unterschiedlichen Einheiten genannt wurden, sowohl Meter als auch Zentimeter, dB und dB(A), Kilogramm und Tonnen. Wir haben diese Trends und andere Verbesserungsmöglichkeiten als Feedback zurückgegeben“, sagt Bob.
Jochen fährt fort: „Wir wiederum verarbeiteten die Rückmeldungen, die wir erhielten. Wenn Herausforderungen auftauchten, konnten wir schnell umschalten, weil es kurze Kommunikationswege zwischen beiden Parteien gab. Perfact war bei mehreren Gelegenheiten während des Projekts flexibel. Es war angenehm, so zusammenarbeiten zu können und zu merken, dass man auf eine professionelle Partei zurückgreifen kann“.
„Als Wissenspartner haben wir uns nicht nur darauf beschränkt, die Daten in das System zu überführen, sondern wir haben immer mitgedacht. Auf diese Weise stellten wir eine hohe Qualität der verfügbaren Daten und damit die gesamte digitale Transformation sicher“, so Bob weiter.
Eine solide Basis
Dieser Teil des Migrationsprozesses ist nun abgeschlossen und damit ist ein starkes Fundament für den weiteren Roll-out des digitalen Transformationsprozesses gelegt worden. „Unser gesamter digitaler Transformationsprozess ist jetzt noch in vollem Gange. Wir migrieren derzeit alle unsere Websites auf eine neue Plattform und bauen dann weiter alle möglichen praktischen Online-Tools für Kunden auf. Auf diese Weise kann Boels seine Kunden (online) noch besser bedienen“, sagt Jochen.
„Wir sind froh, unseren Partner Boels zumindest in diesem Teil des Projekts entlastet zu haben. Durch eine systematische und proaktive Herangehensweise haben wir letztlich ein hochwertiges Fundament für den Rest der digitalen Transformation gelegt“, so Bob abschließend.
