Es klingt einfach unerwartete Ereignisse zu berücksichtigen, welche ein Projekt in irgendeiner Weise beeinträchtigen können. Das Ziel ist natürlich, die Auswirkungen dieser Risiken zu minimieren. Einige Risiken werden jedoch von den Projektleitern unterschätzt oder sogar vernachlässigt.
Aufgrund der Unvorhersehbarkeit in der Zukunft vom Ziel abzuweichen, kann es sein, dass die im Voraus erwarteten Risiken gar nicht eintreten. Manchmal hat der Projektleiter Glück und spart tatsächlich Zeit und Geld, aber wenn ein bestimmtes Risiko eintritt, sind die Auswirkungen auf Fortschritt und Budget umso größer. Wenn man sich große Projekte anschaut, die oft das Budget überschritten haben und viel zu spät abgeschlossen wurden, sieht man fast immer, dass bestimmte Risiken nicht oder nicht richtig bewertet wurden und das Projekt völlig entgleisen ließen.
Perfact kann Projektteams bei der Anleitung und Erstellung einer Risikobewertungsmatrix unterstützen. Außerdem unterstützen wir Projektteams bei der Identifizierung, Analyse und Ausarbeitung von Maßnahmen zur Risikominimierung für ein Projekt. Doch was ist beim Projektmanagement wirklich zu beachten?
Umgang mit potenziellen Risiken
Risiken, die ein Projekt in irgendeiner Weise beeinflussen können, sei es positiv oder negativ, über direkten Einfluss auf die Projektziele aus. Jedes unerwartete Ereignis, welches sich auf Menschen, Ressourcen oder andere Prozesse innerhalb des Projekts auswirken kann, ist ein Risiko. Im Gegensatz zu einem regulären Problem, das während des Projekts auftritt, sind Risiken Ereignisse, die plötzlich und meist völlig unerwartet auftreten. Das Risikomanagement eines Projekts ist der Prozess, den ein Projektmanager zur Bewältigung potenzieller Risiken einsetzt.
„Für Projektleiter ist es oft schwierig abzuschätzen, welchen Risiken ihre Projekte ausgesetzt sind, wann sie auftreten und warum. Gerade wegen dieses hohen Maßes an Ungewissheit erfordert das Risikomanagement von Projekten einen gründlichen Ansatz“, sagt Thomas Moers, Projektleiter bei Perfact.
Identifizierung und Analyse
Das Risikomanagement eines Projekts besteht darin, die Risiken, die während des gesamten Projektzyklus auftreten können, zu ermitteln, zu analysieren und zu antizipieren. Der Schwerpunkt liegt nicht nur auf der Ausführungsphase, sondern auch auf allen anderen Phasen des Projekts. Wenn ein Team beispielsweise nur einen Mitarbeiter in einer bestimmten Funktion hat, welche Auswirkungen hat es auf das Projekt, wenn dieser Mitarbeiter unerwartet ausfällt?
Wie können Risiken am besten ermittelt und analysiert werden?
Das Projektteam kann in speziellen Sitzungen jede Phase des Projekts überprüfen und feststellen, welche Risiken möglicherweise auftreten könnten, welche Auswirkungen auf das Projekt zu erwarten sind und welche Maßnahmen ergriffen werden sollten, um das Risiko zu vermeiden oder seine Folgen zu mildern.
Natürlich müssen die Risiken verhältnismäßig betrachtet werden. Ein Szenario wie der Einschlag eines Meteoriten wäre katastrophal für das Projekt, aber die Wahrscheinlichkeit, dass dies geschieht, ist äußerst gering.
„Die Verwendung einer Risikobewertungsmatrix kann ein gutes Instrument sein, um Risiken besser zu erfassen. In einer solchen Matrix werden nicht nur die Auswirkungen auf verschiedene Aspekte des Projekts, sondern auch die Wahrscheinlichkeit des Eintretens eines bestimmten Ereignisses untersucht. Anhand des Ergebnisses der Matrix kann das Projektteam objektiv entscheiden, dass bestimmte Risiken vernachlässigbar sind und andere Aufmerksamkeit benötigen“, so Thomas weiter.
Risikobewertungsmatrix
Die Auswirkungen
„Sobald die Risiken identifiziert sind, kann man sie im Rahmen des Projekts vorhersehen, dies hat jedoch fast immer direkte Auswirkungen auf das Budget und den Verlauf des Projekts. In den meisten Fällen müssen zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, um die Risiken zu vermeiden oder ihre Auswirkungen zu abzumildern, falls sie eintreten. Diese Maßnahmen kosten oft Geld und können das Projekt auch verzögern, aber mit einer gründlichen Analyse kann man dies auf ein Minimum reduzieren und hat im Eintrittsfall einen Plan wie mit der Situation umzugehen ist“, so Thomas abschließend.
Wenn Sie sich noch nicht sicher sind wie Sie in ihrem Projekt mit ihren potentiellen Risiken umgehen sollen, nehmen Sie bitte unverbindlich Kontakt mit uns auf. Wir werden dann gemeinsam prüfen, wie wir Sie bestmöglich unterstützen können.
