PreZero stond voor de uitdaging om het bestaande onderhoudssysteem uit te faseren en over te stappen naar SAP. Het oude systeem bood niet langer de juiste ondersteuning, waardoor verandering noodzakelijk werd. Na een periode van voorbereidingen ging in april de samenwerking met Perfact van start. Met als doel: SAP PM volledig implementeren voor maintenance én andere ondersteunende processen op de locatie in Roosendaal.
Structuur en inzicht brengen
Het projectteam vanuit Perfact bestond uit Wim Vermeire, Lean Black Belt specialist met een passie voor data en in deze samenstelling Projectleider, samen met zijn collega’s Ian Boesten, Lean consultant, en Jasper Sengers, dataspecialist en Maintenance Engineer. In nauwe samenwerking met het projectteam van PreZero werd een gestructureerd plan opgesteld. Daarbij kwamen een duidelijke planning, voorbereidende tests en trainingen, en een inventarisatie van wat al aanwezig was en wat nog ontbrak. Dit mondde uit in een concreet actieplan dat richting gaf aan alle vervolgstappen.
Een belangrijk onderdeel was de Gemba Walk. “Met een Gemba Walk ga je letterlijk de werkvloer op om te inventariseren hoe medewerkers hun werk uitvoeren en welke data daarbij gebruikt wordt. Hierdoor krijg je goed inzicht in welke data belangrijk is en hoe er gewerkt wordt. Dit gaf ons scherpte in wat nodig was om het SAP systeem goed in te richten”, geeft Wim aan. Daarnaast leverde het niet alleen inzichten op de kwaliteit van de bestaande data, maar ook waar de ‘gaps’ zaten en verbeterpunten die doorgevoerd moesten worden. “Daarnaast was het meteen een kans om processen niet simpelweg over te zetten, maar ze direct leaner en slimmer in te richten”, vervolgt Wim.
De bevindingen werden besproken met de IT-afdeling, die de implementatie stap voor stap oppakte. Belangrijk uitgangspunt: de medewerkers van PreZero mochten niet belast worden met extra werk of verstoringen. Iedereen moest zijn dagelijkse werkzaamheden kunnen voortzetten.
Data opschonen en mensen trainen
Een cruciale stap was de datamigratie. Samen met Wim Vermeire nam Jasper Sengers de leiding in de data cleanup. “Door een standaardisatie toe te passen en de data op te schonen brachten we de kwaliteit van de data naar een hoger niveau”, aldus Jasper.
Parallel hieraan bouwde Ian Boesten een UAT (User Acceptance Test) en trainingsprogramma op. Met documentatie en een trainingsbibliotheek werden medewerkers stapsgewijs vertrouwd gemaakt met SAP. Dit maakte de overgang soepeler, daarnaast legde het een basis voor toekomstig gebruikt.
Samen sterker door flexibiliteit
De samenwerking verliep vlot en werd gekenmerkt door flexibiliteit. Ondanks dat er geen kant-en-klare draaiboeken of templates beschikbaar waren, kon veel uit ervaring worden opgezet. Wim Vermeire nam een sleutelrol op zich in de datakwaliteit en het operationele stuk, terwijl Ian de UAT en het trainingsprogramma verder uitbouwde.
Frank Gierman, SAP specialist bij PreZero, was dit teamwork doorslaggevend: “Het was niet altijd eenvoudig, maar we kwamen altijd tot een oplossing. De flexibiliteit van het team, de bereidheid om nét dat stapje extra te zetten, en de directe communicatie zorgden ervoor dat we binnen de gestelde tijd live konden gaan.”
Van livegang naar toekomst
Eind augustus werd het project formeel afgerond. De oorspronkelijke scope, het succesvol overzetten van data, het opzetten van nieuwe werkprocessen en het trainen van gebruikers, werd binnen tijd en planning gehaald. Daarmee ligt er nu een stevige basis om SAP verder uit te bouwen.
“Eén van die ontwikkelingen is dat de inkoopmodule nog niet is gekoppeld, dat is een volgend project dat op de plank ligt. Echter nemen we daar nog even de tijd voor, zodat de gebruikers eerst kunnen wennen aan deze overgang, alvorens we weer een verandering gaan toepassen”, geeft Frank aan. De basis staat goed en de overgang is soepel verlopen met dit project is er meer structuur ontstaan en een toekomstbestendiger datamanagement van PreZero.
“Eén van die ontwikkelingen is het koppelen van de inkoopmodule. Dit is een flinke efficiëntieslag die we nog gaan doormaken. Het uitwerken van de requirements is nu in volle gang”, geeft Frank aan. De basis staat goed en de overgang is soepel verlopen. Met dit project is er meer structuur ontstaan én een toekomstbestendiger datamanagement.
