Project inkoopmanagement (procurement); als je het googelt dan krijg je eigenlijk een rits aan opleidingen voorgeschoteld. Dat geeft op zichzelf al aan dat het een specialistisch onderdeel is binnen projectmanagement. Misschien is het wel één van de meest cruciale onderdelen. Want je staat al op 1-0 achterstand wanneer de benodigdheden niet op tijd zijn om het project uit te voeren.
Binnen Perfact zijn er verschillende collega’s die zich richten op inkoopmanagement van materialen voor complexe projecten in de industrie, met name bij de zogenaamde Turnarounds of wel onderhoudsstops. De aanloop naar en voorbereiding op een Turnaround is vaak lang, maar als het eenmaal van start gaat moeten de materialen ook ter plaatse zijn om de ‘stop’ van de desbetreffende fabriek niet onnodig lang te laten duren. Hierin zit de uitdaging en vooral op dit moment, waar materiaal steeds minder goed verkrijgbaar is.
Opvolgen van processen
Binnen inkoopmanagement gaat het in grote lijnen om die belangrijke processen, die de inkoper binnen het project dient te volgen.
- Plannen
- Uitvoeren
- Controleren
Het plannen komt in verschillende vormen voor. Er moet een inventarisatie gemaakt worden van de benodigde materialen, maar in dit gedeelte van het Project Management Plan worden ook de procedures vastgelegd voor het aanvragen van offertes en de besluitvormingscriteria worden vastgesteld. Ook worden potentiele- en voorkeursleveranciers vastgelegd.
“Bij de opdrachtgever waar wij voor werken zijn er twee soorten rollen binnen Procurement gecreëerd, een Materiaal Coördinator en een Operationeel inkoper. We werken nauw samen en de input die ik lever is de basis van waar mijn collega’s op inkopen”, geeft Richard Waterval, Materiaal Coördinator bij Perfact, aan. “Samen met de Werkvoorbereiders en Mechanical Engineers inventariseren we welke materialen nodig zijn om het project uit te voeren. Vervolgens bekijk en beoordeel ik deze behoeften en ga na op welke manier deze aangeleverd moeten worden. Denk hierbij aan het checken van de voorraad in het magazijn, lopende revisie, leveringen door derden of nieuw aankoop. De nieuwe aankoop proberen we altijd zo goed mogelijk te bundelen”, vervolgd Richard.
Zodra de inventarisatie is gemaakt in wat er nieuw aangekocht moet worden, dan wordt de behoefte ingelezen in het systeem. Ieder artikel krijgt een specifiek nummer, zodat het op een ander moment makkelijk te traceren is. Vanaf dit moment kan de Operationeel Inkoper aan de slag.
Controle is key
“Als Operationeel Inkoper ga ik, voordat ik de order heb gemaakt, aan de slag met het omzetten van die behoefte. Ik ga na of het gaat om gecontracteerde items, vraag offertes aan, controleer de levertijden, vergelijk prijzen en leveringscondities. Dit alles samen levert uiteindelijk de juiste leverancier op”, geeft Petra Wehrens, Operationeel Inkoper bij Perfact, aan. Voor een Turnaround is het heel belangrijk dat materialen op tijd binnen zijn. Wat betreft Long Delivery Items, materialen met een lange levertijd, is het tijdig bestellen van die items van groot belang. Hier zijn we extra alert op”, vervolgt Petra.
Levertijd is de rode draad binnen inkoopmanagement. Daarom is het van belang om orders te blijven opvolgen. Zijn de orders bevestigd? Komen ze op tijd aan in het magazijn? “Zodra de artikelen arriveren in het magazijn worden deze ook gekeurd, ze moeten immers aan bepaalde voorschriften voldoen. Wordt een artikel afgekeurd dan gaat het terug naar de Materiaal Coördinator, in dit geval dus Richard. Deze beoordeeld dan samen met de Mechanical Engineer of Werkvoorbereider of het materiaal toch gebruikt kan worden of dat er een nieuwe ingekocht moet worden”, gaat Petra verder.
Belangrijk is om via een bepaalde rapportage bij te houden welke materialen er zijn zodat er goed zicht is op de voortgang en wat er al aanwezig is. “Hoe meer een Turnaround nadert, hoe minder artikelen er nog mogen binnenkomen, alles moet ten tijde van de start van het project aanwezig zijn, anders wordt het project onnodig vertraagd”, aldus Petra. “Die controle blijft enorm belangrijk en daarbij ook het tijdig escaleren wanneer het dreigt te falen, zodat we kunnen kijken naar eventuele alternatieven.”
Net topsport
Het is een lange aanloop naar een Turnaround, vergelijk het met trainen voor de Olympische Spelen. “De eerste week van een Turnaround is vaak spannend, in deze week worden de onderdelen van een fabriek gedemonteerd, aan de hand daarvan blijkt vaak pas echt welke onderdelen niet meer voldoen aan de eisen en dus vervangen dienen te worden. Door ervaring kun je hier tot op zekere hoogte rekening mee houden, maar mede door budget ook niet met alles. Het kan dus voorkomen dat de juiste materialen niet aanwezig zijn”, zegt Richard. “Het is dan zaak om alles met spoed te bestellen, gelukkig gaat dit vaak goed, mede doordat alle het gehele team die van belang is bij het inkoopproces aanwezig is ten tijde van de Turnaround, en daardoor kan er snel geschakeld worden”, geeft Petra aan.
Een Turnaround is pas afgesloten als deze de status ‘Mechanical Compleets’ ontvangt en weer overgedragen wordt aan de operationele afdeling. Voor een Materiaal Coördinator en Operationeel Inkoper houdt het nog niet op. Rest materialen moeten opgeruimd en gesorteerd worden, een deel kan naar het magazijn, sommige artikelen moeten retour gestuurd worden. De Operationeel Inkoper gaat na of er geen leveringen en keuringen meer open staan en dat alle facturen worden betaald en afgehandeld. Pas als deze werkzaamheden zijn afgerond is het project voor de afdeling Procurement ook afgesloten en staat het volgende project alweer klaar.
“Het mooie aan het werken in projecten en met name in Turnarounds is dat je een lang voorbereidingstraject hebt maar dat als het project eenmaal plaatsvindt, je er ook echt moet staan en alles moet kloppen. Alleen dan kun je samen voor goud gaan”, geeft Richard aan. “Het is een paar werken hectisch, maar als alles verloopt zoals je gepland hebt, dan geeft dat echt een kick”, sluit Petra af.
