Voor veel organisaties is het een herkenbaar gegeven: er zijn zoveel handmatige oplossingen, afwijkende workflows en extra systemen in het leven geroepen dat het proces er niet efficiënter maar juist onoverzichtelijker van wordt. Ook het team van een producent van luxegoederen in Lummen liep hier tegenaan. Onze Lean collega’s Marko Kuipers en Wim Vermeire mochten daarom langskomen om een lean assessment uit te voeren. Zo konden ze de huidige staat van hun processen begrijpen en mogelijkheden voor verbetering identificeren. Zij volgden de interne logistiek – oftewel de weg die de ‘raw materials’ afleggen langs de productievloer op weg naar het afgewerkte product. We nemen je graag in vogelvlucht mee in hun bevindingen.
Lean Assessment
De voornaamste vraag van de opdrachtgever was vooral een grondige analyse van hun logistieke proces. Belangrijk hierbij was een focus op het identificeren van verspillingen en het verbeteren van de samenwerking tussen verschillende afdelingen. Door de complexiteit was het voor het management namelijk lastig om dit zelf in kaart te brengen.
Om alles inzichtelijk te maken, hebben we een assessment uitgevoerd om een nulmeting te verkrijgen, bekend als de ‘current state’. Onze aanpak omvatte een combinatie van process mapping en gemba observaties. Process mapping is simpelweg het visualiseren van alle interne logistieke activiteiten om een duidelijk beeld te krijgen van de stroom van materialen en informatie doorheen de organisatie, inclusief de interne logistiek van grondstoffen naar de productievloer en van afgewerkte producten naar de expeditie. Door middel van gemba observaties betraden Marko en Wim zelf de werkvloer om processen uit de eerste hand te observeren.
Observaties & frustraties
Tijdens de gemba observaties en proces mapping kwamen verschillende belangrijke punten naar voren die de noodzaak van verbetering benadrukten. Allereerst observeerden we aanzienlijke disbalans in de verdeling van medewerkers op de werkvloer (berekend op basis van de aantal medewerkers en machines per vierkante meter). Sommige gebieden bleken overbezet, andere juist onderbezet.
Niet alleen de fysieke verdeling leidde tot inefficiëntie, maar ook de verdeling qua werktijd. Zo viel het Marko en Wim bijvoorbeeld op dat er vooral veel mensen overdag ingepland stonden, terwijl het proces op dat tijdstip juist vaak stil ligt omdat er gewacht moet worden op een volgende stap. En wie bekend is met TIMWOODS, weet dat ook een vorm van waste is.
Een ander opvallend punt was de afhankelijkheid van een handmatige Excel-planning, die vaak fouten bevatte en niet effectief communiceerde wijzigingen in prioriteiten gedurende de dag. Dit resulteerde in onnodige verstoringen en onduidelijkheid voor het personeel. Daarnaast werden er voor verschillende handelingen ook verschillende systemen gebruikt die onderling niet met elkaar konden communiceren. Hierdoor vonden er nog eens extra manuele handelingen plaats, die het proces extra bewerkelijk maar ook foutgevoelig maakten.
Tijdsstudies & magazijnlayout
Tijdens hun assessment hebben Wim en Marko ook uitgebreide tijdsstudies uitgevoerd om de exacte duur van elke stap in het pickproces vast te stellen. Hieruit bleek dat transportation waste maar liefst 50% van de totale tijd in beslag nam. Dit benadrukt de urgentie om dit aspect van het proces te optimaliseren, waarbij de uitrol van Automated Guided Vehicles (AGV’s) een aanzienlijke besparing kan opleveren en prioriteit verdient.
Daarnaast hebben ze de magazijnlayout grondig bekeken en geconstateerd dat de zogenaamde ‘slow movers’ (materialen en producten waar weinig vraag naar is) gemakkelijk beschikbaar waren, terwijl frequenter gebruikte artikelen vaak op moeilijk bereikbare plaatsen (ver van de productievloer) werden opgeslagen. Ook dit veroorzaakte onnodige vertragingen en inefficiënties in het proces.
Frustraties en Next Steps
Hoewel er uit de observaties van het lean assessment al veel inzichten zijn gekomen, hebben Marko en Wim ook informatie opgehaald bij de medewerkers van de fabriek. In gesprekken konden zij hun frustraties uiten over praktische problemen zoals defecte scanners en overmatige manuele administratie. Een rode draad binnen deze frustraties is vooral dat ze vaak het gevoel hebben alleen brandjes te blussen en workarounds te bedenken, zonder echt de kern van het probleem aan te kunnen pakken.
Door middel van een grondige analyse en samenwerking met het team hebben we waardevolle inzichten verkregen in hun logistieke processen en mogelijkheden voor verbetering geïdentificeerd. Met een focus op verspilling reductie, procesoptimalisatie en personeelsbetrokkenheid, geloven we dat de opdrachtgever goed gepositioneerd is om hun operationele efficiëntie te verbeteren en een cultuur van continu verbeteren te omarmen.
Om de organisatie verder te helpen met deze uitdagingen, hebben we een report-out gemaakt. Hierin staat onder andere een voorstel en roadmap, gericht op het stroomlijnen van processen, het verminderen van verspillingen en het verbeteren van de algehele efficiëntie. Dit omvat het implementeren van geautomatiseerde planningssystemen, standaardisatie van processen en investeringen in training om een lean thinking mindset te cultiveren binnen de organisatie.
