Boels, één van de grootste verhuurbedrijven van Europa, is een digitalisatie inhaalslag aan het maken en werkt achter de schermen hard aan een nieuwe digitale infrastructuur. Aan de basis van deze digitale transformatie staat de introductie van een nieuw Product Information Management (PIM) systeem.
Een beheersysteem waarin alle productdata wordt opgeslagen en daarna opengesteld kan worden naar externe bronnen, zoals een webshop of een klantportaal. Deze data moet correct zijn om de juiste informatie over de producten en machines van Boels weer te kunnen geven, maar ook om te zorgen dat ze goed vindbaar zijn via zoek- en vindfuncties. Zo weet een klant zeker dat hij de juiste machine vindt als hij iets van Boels wil huren.
Belangrijk hierbij was voor Boels dat niet alle oude data zomaar overgezet werd naar het nieuwe systeem, maar dat er eerst een kwaliteitsverbetering plaats zou vinden op deze data. Een onderdeel waarin Perfact, met haar ervaring en kennis van master data management, Boels professioneel heeft ondersteund en begeleid om die kwaliteitsslag te maken.
Nieuwe indeling
“Met de komst van een nieuw PIM systeem kregen we de kans om goed na te denken over hoe we in de nieuwe situatie informatie zouden willen opslaan. Dit heeft geleid tot een nieuwe structuur, met het gevolg dat de informatie die we al beschikbaar hadden over onze producten moest worden omgeschreven, zodat deze zou aansluiten op de nieuwe manier van registreren”, aldus Jochen Bams, Product Owner Digital Solutions bij Boels.
“Vanuit Boels werd er gewerkt aan het samenstellen van gewenste informatievelden en het opstellen van templates voor in het beheersysteem. Parallel hieraan zijn wij gestart met de migratie van de data. We kregen een verscheidenheid aan data aangeleverd door meerdere productmanagers, verantwoordelijk voor verschillende sectoren en daardoor ook verschillende standaarden. In eerste instantie hebben we deze bulk aan data, door slimme toepassingen te gebruiken, opgeschoond waardoor er bepaalde bevindingen naar voren kwamen die wij deelden met het Boels-team”, aldus Bob Rajh, Projectmanager bij Perfact.
Kwaliteitsbewaking
“Door deze systematische aanpak van datamigratie, hielden wij tijdens het proces de helikopterview en kregen wij goed in beeld wat eventuele ontbrekende of dubbele data waren. Een voorbeeld hiervan is, dat van machines identieke specificaties anders waren benoemd en daardoor twee keer in de database voorkwamen. Of dat bepaalde specificaties in verschillende eenheden werden aangeduid, zowel meters als centimeters, dB en dB(A), kilo’s en tonnen. Deze trends en andere verbetermogelijkheden gaven wij als feedback terug”, geeft Bob aan.
Jochen vervolgt: “Wij verwerkten op onze beurt dan weer de feedback die we ontvingen. Daar waar uitdagingen ontstonden werd er snel geschakeld omdat er korte lijnen waren tussen beiden partijen. Perfact heeft zich tijdens het project meerdere malen flexibel opgesteld. Het was prettig om zo samen te kunnen werken en te merken dat je terug kunt vallen op een professionele partij”.
“Als kennispartner hebben wij ons niet alleen beperkt tot het omzetten van de data naar het systeem, maar dachten wij ook altijd mee in het proces. Zo zorgden we voor een hoge kwaliteit van de beschikbare data en dus voor de gehele digitale transformatie”, gaat Bob verder.
Een solide basis
Dit onderdeel van het migratieproces is nu afgerond en daarmee is er een sterke basis gelegd voor de verdere uitrol van het digitale transformatietraject. “Ons gehele digitale transformatieproces is nu nog in volle gang. We migreren momenteel al onze websites naar één nieuw platform en bouwen daarna door aan allerlei handige online tools voor de klant. Op die manier kan Boels zijn klanten (online) nog beter van dienst zijn”, aldus Jochen.
“We zijn blij dat we in ieder geval bij dit onderdeel van het project onze partner Boels hebben ontzorgd. Door een systematische en proactieve aanpak hebben we uiteindelijk een hoge kwalitatieve basis gelegd voor de rest van de digitale transformatie”, eindigt Bob.
