Turnarounds zijn complexe operaties waarin elke seconde en elke euro telt. Toch lopen veel onderhoudsstops uit in tijd en budget. De oorzaak ligt vaak in een gebrekkige scopebepaling. Scope creep – het steeds verder uitbreiden van werkzaamheden tijdens de turnaround – is een van de grootste veroorzakers van chaos, extra kosten en vertragingen.
Op papier lijkt het eenvoudig: bepaal vooraf wat er moet gebeuren en wijk daar niet vanaf. In de praktijk blijkt dit echter een stuk lastiger. Volgens Bob Rajh, TA-specialist en Lead planner bij Perfact, ligt hier een cruciale uitdaging: “Een harde scope-freeze klinkt logisch, maar als de druk toeneemt, zien we dat er toch dingen worden toegevoegd. Vaak met de beste bedoelingen, maar zonder een gedegen impactanalyse. Daardoor verlies je juist de controle.”
In control
Bij Perfact zien we keer op keer hoe een strakke scope aan de voorkant het verschil maakt tussen een turnaround die onder controle blijft en een project dat uit de hand loopt. Daarom moedigen we onze klanten niet alleen aan om een harde scope-freeze te hanteren, maar helpen we ook actief bij de uitvoering ervan. Hoe beter je in control bent aan het begin, hoe minder onverwachte kosten en vertragingen er aan de achterkant ontstaan.
Toch blijkt dat het bewaken van die scope-freeze niet altijd vanzelfsprekend is. Werkzaamheden worden vaak pas laat beoordeeld en goedgekeurd, waardoor overbodige scope in de planning blijft staan. Prioriteiten zijn niet altijd even scherp gesteld, waardoor werkzaamheden die eigenlijk overbodig zijn, toch als essentieel worden bestempeld. Ook zien we dat onder tijdsdruk nieuwe opdrachten worden toegevoegd zonder een goede impactanalyse, waardoor de turnaround steeds verder uitdijt. Onduidelijkheid in scopebeheer kan daarnaast leiden tot doublures en inefficiënte inzet van resources, wat weer extra kosten met zich meebrengt.
Haalbare doelen
Een recent project laat zien hoe groot de impact van een slechte scopebepaling kan zijn. In de voorbereidingsfase stonden er 1.850 stoppunten op de lijst, werkpakketten die tijdens de turnaround uitgevoerd moesten worden. Na een grondige herbeoordeling bleek dat 500 van deze opdrachten niet meer nodig waren. Sommige werkzaamheden waren dubbel opgenomen, andere waren achterhaald door recente ontwikkelingen of bleken niet meer haalbaar binnen de turnaroundperiode. Hoewel het goed is dat deze opschoning tijdig werd doorgevoerd, waren er al honderden uren besteed aan de voorbereiding van werkzaamheden die uiteindelijk geschrapt werden. Volgens Bob Rajh gebeurt dit vaker dan men denkt: “Het is zonde om zoveel tijd en middelen te investeren in werk dat uiteindelijk niet uitgevoerd wordt. Als je die controle eerder pakt op detailniveau, bespaar je niet alleen geld, maar ook een hoop onnodige stress in de aanloop naar de uitvoering.”
In iedere turnaround spelen tijd, kosten en kwaliteit een cruciale rol. Er is altijd een spanningsveld tussen deze drie elementen. Wie de turnaround sneller wil afronden, moet vaak meer budget vrijmaken. Wie kosten wil besparen, moet inleveren op snelheid of kwaliteit. Wie de hoogste kwaliteit nastreeft, heeft doorgaans meer tijd en middelen nodig. Wanneer scope creep optreedt en er extra werkzaamheden aan de turnaround worden toegevoegd, betekent dat automatisch dat er óf meer budget nodig is, óf dat de snelheid en kwaliteit onder druk komen te staan. Dit leidt vaak tot inefficiënties, stress op de werkvloer en een grotere kans op fouten.
Scopecontrole bewaken
Bij Perfact nemen we een actieve rol in het bewaken van scopecontrole. Ook managen we ‘missing documents’, zodat de werkvoorbereiding van start kan gaan met zo compleet mogelijke informatie. In de voorbereidende fase helpen we klanten om een realistische en strakke scope vast te stellen, zonder dat er een ‘wishlist’ ontstaat die later voor problemen zorgt. Tijdens het project handhaven we de scope-freeze en beoordelen we kritisch welke werkzaamheden écht noodzakelijk zijn. Door regelmatig scope-reviews uit te voeren, voorkomen we dat dubbelingen en overbodige taken in de planning blijven staan. Tijdens de uitvoering houden we realtime toezicht om te voorkomen dat nieuwe werkzaamheden alsnog zonder onderbouwing worden toegevoegd.
Scope creep is een van de grootste risico’s voor budgetoverschrijdingen en uitloop in turnarounds. Hoewel een harde scope-freeze logisch klinkt, blijkt de praktijk weerbarstig. Toch loont het om streng te zijn aan de voorkant. Hoe beter de scope wordt gecontroleerd en gehandhaafd, hoe soepeler en efficiënter de voorbereiding en uitvoering van een turnaround verloopt.
Wil je weten hoe wij helpen om grip te houden op turnarounds? Neem contact met ons op, we sparren graag verder.
