Sommige organisaties zitten qua management nog in hun ‘comfort zone’: ze pakken de zaken aan zoals ze dat altijd gedaan hebben, want dat voelt vertrouwd. Prima natuurlijk, zolang dat het gewenste resultaat oplevert en prettig werkt voor het team. Maar wat als er een vraagstuk op hun pad komt waar de organisatie met hun huidige manier van werken geen oplossing voor hebben? Tijd voor een andere aanpak!
De afgelopen tijd is onze collega project lead en Lean Sigma Black Belt Frank van Laarhoven druk in de weer geweest bij Thomas Regout International. In deze Maastrichtse fabriek, waar voornamelijk telescopische geleiders geproduceerd worden, moet een nieuwe machine komen. Maar daar is simpelweg geen plaats voor. Een kwestie van even goed opruimen en ruimte creëren zou je zeggen, maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Zet 1 of 2 zaken op een andere plek, en je verstoort wellicht de volledige procesketen van een van je collega’s op een andere afdeling.
Inventariseren
Om een duurzame oplossing te vinden voor het optimaliseren van de vloervoorraad, is Frank allereerst aan de slag gegaan met een inventarisatie van de huidige situatie aan de hand van de DMAIC-cyclus. Daarin nam hij niet alleen zijn eigen bevindingen, maar ook die van collega’s mee. Een groep van operators, planners, teamleiders en engineers legden door middel van meerdere sessies met het Ishikawa (visgraat) diagram vast welke mogelijke belemmerende factoren zich op de werkvloer bevinden.
Aan de hand van deze eerste drie fases, Define, Measure en Analyse, konden ze de belangrijkste factoren analyseren. De voornaamste ‘bottleneck’ in het proces was het feit dat de hoeveelheden bandstaal niet afgestemd waren op de actuele planning van de orders. De berekeningen van het daadwerkelijk benodigde aantal coils waren ook niet scherp genoeg, wat weer resulteerde in restanten die op de werkvloer bleven staan. Om een beeld te schetsen: inmiddels stond er voor ruim 10 dagen aan ongebruikt materiaal op de werkvloer. En laat dat nou precies het stukje werkvloer zijn dat het bedrijf nodig had voor haar nieuwe machine…
Ruimte creeëren
Nu de oorzaak van het probleem duidelijk was, konden Frank en zijn team aan de slag met de Improve fase. Om het probleem met de hoeveelheden coils te tackelen, bedacht Frank dat het beter was om het benodigde bandstaal aan de hand van de bestaande planningstool aan te leveren en op de juiste volgorde te plaatsen bij de machine. Zo staat alles al netjes klaar, wordt de doorlooptijd verkort en blijven er geen onnodige materialen staan.
Naast het slimmer inzetten van de orders, heeft Frank er ook alvast over nagedacht hoe de coils en de bokken waarop deze worden geplaatst gelabeld kunnen worden. Door middel van QR codes kunnen deze later gescand worden en kan een collega in één oogopslag zien wat de bestemming van het materiaal is. Zo loopt alles soepel en snel door, en voorkom je dat er spullen op de verkeerde plek komen te staan.
LEAN: een nieuwe mindset
De innoverende plannen van Frank zijn inmiddels aan het team gepresenteerd en staan op het punt om uitgerold te worden. Zijn kick-off werd enthousiast ontvangen, maar de nieuwe manier van werken vergt echter wel een andere mindset van de medewerkers. Daarnaast zijn er een aantal van hen via de Perfact LSS Academy opgeleid tot Green Belt middels het LCS geaccrediteerd curriculum, zodat zij het plan van Frank straks naadloos kunnen toepassen op de werkvloer. De medewerkers worden daarnaast ondersteund door Director of Operations en black belt Daniel Kappes, en gecoached door Perfact’s master black belt Bas Mooij.
Hoewel de Lean methode nu vooral gericht is op het creëren van ruimte voor de nieuwe machine, zal deze werkwijze ook zijn weg vinden naar andere processen en werkzaamheden bij Thomas Regout International. “Traditioneel management bestaat voornamelijk uit brandjes blussen”, vertelt Frank. “Was er een probleem, dan zocht je een oplossing waar je op dat moment mee vooruit kon, gericht op de korte termijn. Door de medewerkers te leren hoe je dat soort zaken op de Lean manier kunt aanpakken, bedenk je oplossingen die voor langere termijn van toepassing zijn. Dat scheelt een hoop terugkerende problemen en werkt een stuk efficiënter”.
Of het erg wennen is, deze omschakeling in mindset en werkwijze? “Nee, dat valt wel mee”, zegt Frank. “Lean is ook geen nieuw begrip hier – Daniel Kappes is een black belt en er werden al een aantal zaken met deze methode aangepakt. Collega’s zien er ook zeker de meerwaarde van in. Naast dat we ruimte creëren voor een nieuwe machine, verkorten we namelijk ook de doorlooptijden en verlagen we door efficiënter te werken bovendien de werkdruk. Dat is win-win voor iedereen!”
